• Waspada Covid19 | Rajin Cuci Tangan | Pakai Masker | Physical Distancing | Jaga Imunitas | #DirumahAja

Manajemen Arsip Pemilu

MANAJEMEN ARSIP PEMILU

Oleh: Ita Listiana Ningsih

Anggota KPU Kabupaten Brebes

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting bagi organisasi karena itu perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip  yang dimiliki. Hanya yang memiliki nilai guna tinggi yang perlu untuk disimpan. Arsip yang bernilai kesejarahan dan menyangkut kepentingan bangsa dan negara perlu untuk disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna tinggi, apabila telah habis masa retensinya perlu untuk dilakukan penyusutan arsip.

Kegiatan penyusutan arsip sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi atau lembaga. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan menyeleksi arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya serta dituangkan dalam jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan penyusutan secara tepat waktu dan mempertimbangkan fungsi dan kegiatan organisasi. Pengurangan jumlah arsip ini dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip merupakan rangkain dari tahap manajemen kearsipan. Dalam suatu manajemen kearsipan penyusutan arsip menganut beberapa azas seperti azas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui azas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilakukan di pusat/depo arsip. Dalam hal ini masalah pendelegasian wewenang, penentuan jenis arsip yang harus dipindahkan ke depo arsip dan peran aktif lembaga kearsipan  dalam mengkoordinasikan, membina, mengawasi secara operasional penyusutan arsip sangat diperlukan agar dicegah terjadinya penyusutan arsip yang semena-mena sebagai jalan keluar dalam menanggulangi keterbatasan baik tempat, sarana, maupun tenaga.

Komisi Pemilihihan Umum Kabupaten Brebes adalah penyelenggara Pemilu yang bertugas melaksanakan Pemilu di kabupaten Brebes.Salah satu bentuk kontrol terhadap pelaksanaan Pemilu tersebut adalah evaluasi terhadap sistem kearsipan yang secara tidak langsung akan mempengaruhi proses Pemilu yang demokratis dan sistem pengarsipan yang baik mendapat perhatian besar oleh KPU. Selain sebagai sarana kontrol Pemilu, proses pengarsipan arsip Pemilu juga menempatkan arsip sebagai alat bukti yang sah, karena salah satu tujuan penting dari penyelenggara pengarsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

Arsip berdasarkan fungsinya secara singkat dapat dibagi dalam arsip statis dan dinamis. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketarangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (Perka ANRI 37, 2016). Arsip dinamis dibagi dalam dua macam yaitu arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja sedangkan arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari hari.

Jenis arsip dalam komisi pemilihan umum yang mempunyai nilai sekunder atau berkelanjutan sebagai arsip statis (permanen) yang berfungsi untuk kepentingan sejarah dan penelitian, antara lain: Arsip Pemilu Anggota DPR, DPD, DPRD Propinsi, dan DPRD Kabupaten/Kota, Arsip pemilu Presiden dan Wakil Presiden, Arsip Pemilihan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.

Adapun langkah yang dilakukan oleh KPU Kabupaten Brebes dalam melaksanakan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 Peraturan Komisi Pemilihan Umum No 11 tahun 2014 terdiri atas: a. Tahap penciptaan arsip, b. Tahap penggunaan arsip, c. Tahap pemeliharaan arsip, d. Tahap penyusutan arsip.

Dalam upaya penyelamatan dan mengurangi banyaknya jumlah arsip yang tercipta KPU Kabupaten Brebes melaksanakan penyusutan arsip yaitu melalui penilaian arsip dengan pemilahan mana arsip yang dapat dipindahkan, dimusnahkan atau diserahkan sesuai dalam jadwal retensi arsip. Proses penyusutan arsip dilakukan untuk penghematan dan efisiensi tempat serta waktu, pendayagunaan arsip yang maksimal, pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi, penyelamatan bahan bukti organisasi terutama untuk arsip statis serta memenuhi persyaratan hukum dan perundangan yang berlaku (Sudjono, dkk, 2007). Dalam melaksanakan penyusutan arsip statis yang bersifat permanen dan yang sudah habis masa retensinya KPU Kabupaten Brebes bekerja sama dengan Dinas Arsip Kabupaten Brebes.

Artikel ini telah tayang di Radar Tegal pada hari Jumat, 17 Juli 2020*